Suatu program layanan bimbingan dan konseling tidak mungkin akan tercisekolaha, terselenggara, dan tercapai bila tidak memiliki suatu sistem pengelolaan (manajemen) yang bermutu, dalam arti dilakukan secara jelas, sistematis, dan terarah. Mengenai arti manajemen itu sendiri Stoner (1981) mengemukakan pendapatnya sebagai berikut: “Management is the process of planning, organizing, leading and controlling the efforts of organizing members and of using all other organizational resources to achieve stated organizational goals”.
Berikut diuraikan aspek-aspek sistem manajemen program layanan bimbingan dan konseling.
1. Kesepakatan Manajemen
Kesepakatan manajemen atas program bimbingan dan konseling sekolah diperlukan untuk mejamin implementasi program dan strategi peluncuran dalam memenuhi kebutuhana siwa dapat dilakukan secara efektif. Kesepakatan ini menyangkut pula proses meyakinkan dan mengembangkan komitmen semua pihak di lingkungan sekolah bahwa program bimbingan dan konseling sebagai bagian terpadu dari keseluruhan program sekolah.
2. Keterlibatan Stakeholder
Komite Sekolah sebagai representasi masyarakat atau stakeholder memerlukan penyadaran dan pemahaman akan keberadaan dan pentingnya layanan bimbingan dan konseling di sekolah.
3. Manajemen dan Penggunaan Data
Program bimbingan dan konseling komprehensif didukung oleh data. Penggunaan data di dalam layanan bimbingan dan konseling akan menjamin setiap siswa memperoleh manfaat dari layanan bimbingan dan konseling. Konselor harus menunjukkan bahwa setiap aktivitas diimplementasikan sebagai bagian dari keutuhan program bimbingan dan konseling yang didasarkan atas analisis cermat terhadap kebutuhan, prestasi, dan data terkait siswa lainnya.
Data yang diperoleh dan digunakan perlu diadministrasikan dengan baik dan cermat. Manajemen data dilakukan secara manual maupun komputer. Dalam era teknologi informasi, manjemen data siswa dilakukan secara komputer. Database siswa perlu dibangun dan dikembangkan agar perkembangan setiap siswa dapat dengan mudah dimonitor. Penggunaan data siswa dan lingkungan sekolah yang tertata dan dikelola dengan baik untuk kepentingan memonitor kemajuan siswa, akan menjamin seluruh siswa menerima apa yang mereka perlukan untuk keberhasilan sekolah.
Konselor harus cermat dalam mengumpulkan, menganalisis, dan menafsirkan data. Kemajuan perkembangan siswa dapat dimonitor dari : prestasi belajar, data yang terkait dengan prestasi belajar, dan data tingkat penguasaan tugas-tugas perkembangan atau kompetensi.
4. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan (action plans) diperlukan untuk menjamin peluncuran program bimbingan dan konseling dapat dilaksanakan secara efektif dan efesien. Rencana kegiatan adalah uraian detil dari program yang menggambarkan struktur isi program, baik kegiatan di sekolah maupun luar sekolah, untuk memfasilitasi siswa mencpai tugas perkembangan atau kompetensi.
5. Pengaturan Waktu
Berapa banyak waktu yang diperlukan untuk melaksanakan layanan bimbingan dan konseling dalam setiap komponen program perlu dirancang dengan cermat. Perencanaan waktu ini didasarkan kepada isi program dan dukungan manajemen yang harus dilakukan oleh konselor. Sebagai contoh, misalnya 80% waktu digunakan untuk melayanai siswa secara langsung dan 20% digunakan untuk dukungan manajerial. Porsi waktu untuk peluncuran masing-masing komponen program dapat ditetapkan sesuai dengan pertimbangan sekolah. Misalnya:
- Layanan dasar (30-40%),
- Responsif (15-25%),
- Perencanaan individual (25-35%),
- Dukungan sistem (10-15%).
Ini contoh, dan setiap sekolah bisa mengembangkan sendiri. Dalam konteks Kurikulum Berbasis Kompetensi dan Bimbingan dan Konseling Perkembangan, perlu ditetapkan waktu secara terjadwal untuk layanan bimbingan dan konseling klasikal.
6. Kalender Kegiatan
Program bimbingan dan konseling sekolah yang telah dituangkan ke dalam rencana kegiatan perlu dijadwalkan ke dalam bentuk kalender kegiatan. Kalender kegiatan mencakup kalender tahunan, semesteran, bulanan, dan mingguan.
7. Jadwal Kegiatan
Program bimbingan dapat dilaksanakan dalam bentuk (a) kontak langsung, dan (b) tanpa kontak langsung dengan siswa. Untuk kegiatan kontak langsung yang dilakukan secara klasikal di kelas (layanan dasar) perlu dialokasikan waktu terjadwal 1 – 2 jam pelajaran per-kelas per-minggu. Mengenai jadwal kegiatan bimbingan, dewasa ini sudah mendapat legalitas pemerintah, yaitu dengan terbitnya Peraturan Menteri Diknas No. 22 Tahun 2006. Dalam struktur kurikulum yang termaktub dalam Permen tersebut, tercantum materi pengembangan diri selama 2 jam/minggu, yang berlaku bagi semua satuan pendidikan dasar dan menengah.
Dalam implementasinya, materi pengembangan diri dilakukan oleh konselor. Sementara kegiatan langsung yang dilakukan secara individual dan kelompok dapat dilakukan di ruang bimbingan, dengan menggunakan jadwal di luar jam pelajaran. Adapun kegiatan bimbingan tanpa kontak langsung dengan siswa dapat dilaksanakan melalui tulisan (seperti buku-buku, brosur, atau majalah dinding), kunjungan rumah (home visit), konferensi kasus (case conference), dan alih tangan (referal).
8. Anggaran
Perencanaan anggaran merupakan komponen penting dari manajemen bimbingan dan konseling. Perlu dirancang dengan cermat berapa anggaran yang diperlukan untuk mendukung implementasi program. Anggaran ini harus masuk ke dalam Anggaran dan Belanja Sekolah.
9. Penyiapan Fasilitas
Fasilitas yang diharapkan tersedia di sekolah ialah ruangan tempat bimbingan yang khusus dan teratur, serta perlengkapan lain yang memungkinkan tercapainya proses layanan bimbingan dan konseling yang bermutu. Ruangan hendaknya sedemikian rupa sehingga di satu segi para siswa yang berkunjung ke ruangan tersebut merasa senang, aman dan nyaman, serta segi lain di ruangan tersebut dapat dilaksanakan layanan dan kegiatan bimbingan lainnya sesuai dengan asas-asas dan kode etik bimbingan dan konseling.
Terkait dengan fasilitas bimbingan dan konseling, disini dapat dikemukakan tentang unsur-unsurnya, yaitu :
- tempat kegiatan, yang meliputi ruang kerja konselor, ruang layanan konseling dan bimbingan kelompok, ruang tunggu tamu, ruang tenaga administrasi, dan ruang perpustakaan;
- instrumen dan kelengkapan administrasi, seperti : angket siswa dan orang tua, pedoman wawancara, pedoman observasi, format konseling, format satuan layanan, dan format surat referal;
- Buku-buku panduan, buku informasi tentang studi lanjutan atau kursus-kursus, modul bimbingan, atau buku materi layanan bimbingan, buku program tahunan, buku program semesteran, buku kasus, buku harian, buku hasil wawancara, laporan kegiatan layanan, data kehadiran siswa, leger BK, dan buku realisasi kegiatan BK;
- perangkat elektronik (seperti komputer, dan tape recorder); dan
- filing kabinet (tempat penyimpanan dokumentasi dan data siswa).
Di dalam ruangan itu hendaknya juga dapat disimpan segenap perangkat instrumen bimbingan dan konseling, himpunan data siswa, dan berbagai data serta informasi lainnya. Ruangan tersebut hendaknya juga mampu memuat berbagai penampilan, seperti penampilan informasi pendidikan dan jabatan, informasi tentang kegiatan ekstra kurikuler, dan sebagainya. Yang tidak kalah penting ialah, ruangan itu hendaklah nyaman yang menyebabkan para pelaksana bimbingan dan konseling betah bekerja. Kenyamanan itu merupakan modal utama bagi kesuksesan pelayanan yang terselenggara. Sarana yang diperlukan untuk penunjang layanan bimbingan dan konseling adalah sebagai berikut.
a. Alat pengumpul data, baik tes maupun non-tes.
Alat pengumpul data berupa tes yaitu: tes inteligensi, tes bakat khusus, tes bakat sekolah, tes/inventori kepribadian, tes/inventori minat, dan tes prestasi belajar. Alat pengumpul data yang berupa non-tes yaitu: pedoman observasi, catatan anekdot, daftar cek, skala penilaian, alat-alat mekanis, pedoman wawancara, angket, biografi dan autobiografi, dan sosiometri.
b. Alat penyimpan data, khususnya dalam bentuk himpunan data.
Alat penyimpan data itu dapat berbentuk kartu, buku pribadi dan map. Bentuk kartu ini dibuat sedemikian rupa dengan ukuran-ukuran serta warna tertentu, sehingga mudah untuk disimpan dalam filling cabinet. Untuk menyimpan berbagai keterangan, informasi atau pun data untuk masing-masing siswa, maka perlu disediakan map pribadi. Mengingat banyak sekali aspek-aspek data siswa yang perlu dan harus dicatat, maka diperlukan adanya suatu alat yang dapat menghimpun data secara keseluruhan yaitu buku pribadi.
c. Kelengkapan penunjang teknis, seperti data informasi, paket bimbingan, alat bantu bimbingan Perlengkapan administrasi, seperti alat tulis menulis, format rencana satuan layanan dan kegiatan pendukung serta blanko laporan kegiatan, blanko surat, kartu konsultasi, kartu kasus, blanko konferensi kasus, dan agenda surat.
10. Pengendalian
Pengendalian adalah salah satu aspek penting dalam manajemen program layanan bimbingan dan konseling. Dalam pengendalian program, koordinator sebagai pemimpin lembaga atau unit bimbingan dan konseling hendaknya memiliki sifat sifat kepemimpinan yang baik yang dapat memungkinkan tercisekolahanya suatu komunikasi yang baik dengan seluruh staf yang ada. Personel-personel yang terlibat di dalam program, hendaknya benar-benar memiliki tanggung jawab, baik tanggung jawab terhadap tugas-tugas yang diberikan kepadanya maupun tanggung jawab terhadap yang lain, serta memiliki moral yang stabil.
Pengendalian program bimbingan ialah :
- untuk mencipakan suatu koordinasi dan komunikasi dengan seluruh staf bimbingan yang ada,
- untuk mendorong staf bimbingan dalam melaksanakan tugas-tugasnya, dan
- memungkinkan kelancaran dan efektivitas pelaksanaan program yang telah direncanakan.
Pengawas dapat melakukan pengawasan dan pembinaan : apakah program bimbingan dan konseling yang disusun dilaksanakan sesuai dengan rancangan program?. Apakah terdapat dokumentasi sebagai indikator pencatatan pelaksanaan program?. Pengawas dapat berdiskusi dengan konselor program-program mana yang sudah dilaksanakan?, apa hambatan yang ditemui pada saat melaksanakan program?, apakah dapat diidentifikasi keberhasilan yang dicapai program?, apakah dapat diperoleh informasi dampak langsung maupun tidak langsung pelaksanaan program terhadap siswa, pendidik maupun institusi pendidikan?. Pengawas juga diharapkan memberikan dorongan dan saran-saran bagaimana program-program yang belum terlaksana dapat dilakukan. Pengawas harus mengembangkan diskusi bersama pimpinan sekolah dan konselor berkenan dengan dukungan kebijakan, sarana dan prasara untuk keterlaksanaan program.
Layanan bimbingan dan konseling dilaksanakan di bawah tanggung jawab Kepala Sekolah dan seluruh staf. Koordinator bimbingan dan konseling bertanggung jawab dalam menyelenggarakan bimbingan dan konseling secara operasional. Personel lain yang mencakup Wakil Kepala Sekolah, Guru Pembimbing (konselor), guru bidang studi, dan wali kelas memiliki peran dan tugas masing-masing dalam penyelenggaraan layanan bimbingan dan konseling. Secara rinci deskripsi tugas dan tanggung jawab masing-masing personel, serta organisasi bimbingan dan konseling di sekolah dapat disimak pada artikel Tugas personalia sekolah dalam bimbingan dan konseling
