Pengolah Kata/Dokumen (Word processor) adalah aplikasi untuk mengolah dokumen yang didominasi oleh teks. Dokumen berbeda dengan teks biasa karena dalam dokumen teks disimpan “isi” teksnya dan juga penampilan, dan strukturnya (seperti isi “buku”). Word pada awalnya hanya mampu memproses teks, namun pada saat sekarang juga mampu memproses tabel, gambar dan sebagainya tergantung jenisnya.
Pengolah kata adalah satu aplikasi yang paling banyak dipakai di lingkungan komputer pribadi. Secara umum, pengolah kata menyediakan fungsi untuk pengelolaan dokumen. Mulai dari pembuatan, penyimpanan sampai dengan reproduksinya dalam bentuk cetakan (hard copy). Komputer dan pengolah kata berfungsi sebagai mesin ketik. Tentu saja kita dapat menggunakan komputer sebagai alat produksi dan pengelolaan dokumen seperti halnya mesin ketik saja, atau menggunakannya sebagai pemproses dokumen yang mempunyai kelebihan lain.
Beberapa penggunaan pengolah kata dijelaskan pada bagian berikut:
Sebagai mesin ketik biasa
Pengguna mengetik, mencetak dan menyimpan dokumen. Bedanya dengan mesin ketik biasa adalah satu dokumen dapat direproduksi berkali-kali (dengan dicetak). Selain itu, koreksi kesalahan menjadi mudah karena tidak memerlukan pengetikan ulang karena pergantian posisi huruf. Dalam tingkatan ini, aplikasi pemproses kata paling sederhana tersedia sebagai “accessories” di lingkungan Windows, yaitu berupa NotePad
Mesin ketik “Plus”
Penolong mencari kata tertentu atau mengganti kata, melakukan koreksi atas kesalahan pengetikan. Selain itu, pengetikan ulang dapat dihindari dengan operasi Cut/Paste suatu blok teks kemudian mengeditnya.
Formatter, atau perapi tata letak
Dalam hal ini teks yang sama dapat ditampilkan dengan lebih baik, misalnya dengan mengatur jenis dan ukuran huruf, alginment, kolom, warna dsb. Yang harus diperhatikan adalah pemilihan tampilan yang tepat untuk persoalan/materi selain dari segi estetika. Pemilihan tampilan dan font dengan jenis dan ukuran yang tepat sesuai dengan standar akan membuat teks enak dibaca dan mudah dimengerti.
Misalnya pemilihan huruf dengan/tanpa sherif atau proporsinya, kapan sebaiknya teks dibuat persis di tengah, rata kiri atau rata kanan, atau kapan harus dituliskan dengan efek tebal atau digaris bawahi. Tata letak dan tampilan teks dalam suatu dokumen merupakan suatu “bahasa ekspresi” untuk menunjukkan struktur isi dokumen. Kelebihan bahasa tampilan inilah yang dapat dilakukan dengan pemroses kata, dan tidak mungkin dengan mesin ketik biasa.
Pengkoreksi salah ketik
Sebagian besar pemroses kata dilengkapi dengan fasilitas pengkoreksi salah ketik. Prinsipnya adalah pencocokan setiap kata yang diketikkan terhadap suatu daftar kosa kata yang tersedia.
Namun, kata yang disediakan kebanyakan dalam bahasa Inggris. Pengguna dapat membangun kata dalam bahasa Indonesia jika mau, bahkan dapat mendefinisikan sekumpulan kata yang sering salah ketik untuk dikoreksi secara otomatis (fasilitas Autocorrect).
Pembuat Buku
Sebagai pengorganisasi menjadi satu dokumen utuh, misalnya sebagai pembangkit daftar isi, daftar gambar, cross reference. Pembangkitan daftar isi, daftar gambar akan memakan waktu dan seringkali menimbulkan kesalahan (human error). Apalagi jika dokumen sedang dalam tahapan penulisan, sehingga akibat proses penyuntingan yang berulang, letak gambar dan bab bergeser setiap saat. Fasilitas pembangkitan daftar isi, cross reference akan sangat membantu dalam hal ini. Setiap kali kita dapat mengaktifkan fasilitas ini untuk membangkitkan ulang daftar isi dsb. sesuai dengan keadaan dokumen saat itu Fasilitas “Insert Object” yang memungkinkan dalam dokumen Word disertakan objek-objek MS Office yang lain
Pemakaian huruf Tidak memakai teks aneh-aneh dan fancy untuk teks resmi. Default: Times New Roman untuk teks resmi HURUF KAPITAL untuk judul. Huruf miring biasanya hanya untuk huruf seperti tulisan tangan (bukan semuanya kapital). Garis bawah seperlunya. Sangat jelek kalau menimbulkan rongga-rongga karena text alignment. Pemakaian simbol-simbol harus sesuai dengan artinya. Tidak menambahkan tulisan tangan setelah dicetak. Akan ada informasi yang hilang, tidak terekam.
Text alignment Perhatikan text alignment
Rata kiri, rata tengah atau rata kanan. Perhatikan beberapa hal sebagai berikut: Untuk tabel yang sempit, rata kiri-kanan akan menimbulkan lubang-lubang di teks yang tidak sedap dipandang mata. Untuk angka, sebaiknya rata kanan (supaya gampang dibandingkan). Untuk judul utama, sebaiknya rata tengah).
Option
Tentukan default direktori penyimpanan jika perlu. Matikan fasilitas otomatis sebab yang tersedia adalah bahasa Inggris.
Header dan Footer
Manfaatkan untuk informasi yang berulang. Cukup sekali diketik.
Header : kop surat, informasi penting yang selalu diulang.
Footer : identitas dokumen, nomor halaman, banyaknya halaman.
Penomoran otomatis
Pakailah penomoran otomatis supaya mudah jika harus (Bullet and numbering) menyelipkan menghapus teks. Periksa ulang semua teks dengan penomoran sebab seringkali penomoran harus dimulai dari 1 atau dilanjutkan.
Style
Pakailah style supaya konsisten. Dengan style, perubahan huruf untuk seluruh dokumen akan dilakukan otomatis.
Table MS Word
Manfaatkan untuk teks yang berstruktur seperti Undangan (standard ITB). Dalam hal ini, yang dilakukan adalah permainan Border. Rencanakan/Lakukan pembagian (zoning) sebelum mengetik. Jangan lupa menset heading untuk tabel data supaya tidak muncul tabel tanpa heading atau kalau menambahkan data harus mengedit ulang. Bedakan tabel sebagai objek MS Word dengan tabel MS Excel (akan ditunjukkan dalam demo).
Gambar
Beberapa gambar yang menjadi satu harus disatukan/di-Group dokumen yang dibuat supaya tidak berantakan
Insert Index and Tables
Manfaatkan Untuk membuat Daftar Isi, Daftar Gambar, Daftar Tabel Harus mengerti style untuk dapat memanfaatkan fasilitas ini.
Sebelum mem-print, biasakanlah melakukan Preview. Akan menghindari kesalahan, seperti halaman kosong atau kemunculan Widow/orphan. Batalkan print jika ada kesalahan di halaman awal yang terdeteksi lewat ikon print Dokumen penting harus dibaca sebelum dan setelah diprint.
Save Save As...
Seringkali melakukan Save supaya hasil kerja tidak hilang jika listrik mati. Jika tidak melakukan Save, memang Word akan melakukan Save secara berkala, tetapi bukan dengan kontrol anda. Perhatikan pilihan Type File. Kadang kita harus men-save ke type lain (Teks, RTF,..) atau ke versi sebelumnya supaya kompatibel dengan hasil kerja orang lain. Jika hasil Save menjadi Document Template, waspadailah sebab ada virus.
File Name
Nama file harus punya arti. Mempunyai banyak file “kecil-kecil” yang sejenis dan satu file hanya satu halaman kalau dicetak. Untuk file yang “kecil-kecil” seperti surat, sebaiknya dibuat satu file dan surat terbaru ada di halaman teratas sehingga mudah diprint dan ditambah. Nomor berikutnya dari surat tidak perlu mencari-cari. Dengan demikian dapat melakukan “Search” suatu surat dengan lebih mudah. Atur direktori kerja dengan rapi, sesuai dengan pengarsipan surat anda
File berukuran raksasa
Jika file hasil kerja anda terlalu besar ukurannya. Jika wajar, dan masih dalam tahapan sering diedit padahal hanya sebagian, sebaiknya dipecah dulu menjadi beberapa file.
Jika tidak wajar: beberapa dokumen Word ukurannya sangat besar padahal kalau dibuka isinya sedikit. Ini adalah akibat manajemen memori yang jelek dari aplikasi. Coba lakukan Select all, kemudian paste ke dokumen kosong dan save. Ukuran akan menurun secara drastis. Jika sudah yakin, buang file yang lama.
